Kynsiniemen Erä ry jäsenten henkilötietojen käsittely
Tietojenkäsittely pähkinänkuoressa
Kynsiniemen Erä ry (Y-tunnus:1076102-2 )
Laajalahdentie
9, 75530 Nurmes
Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot:
Turunen Päivi
sihteeri@kynsiniemenera.com
Jäsenluettelon pakolliset tiedot:
·
Nimi
·
Kotipaikkakunta
Edellä mainittujen perustietojen antaminen Yhdistyksille on
välttämätöntä, lakisääteisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi.
Yhdistyksen toimintaan liittyvät tiedot:
·
Jäsenen yksilöintitiedot:
o postiosoite
(jäsenen valinnan mukaan työpaikalle tai kotiin)
o kotimaa
o puhelin-
ja/tai matkapuhelinnumero
o sähköpostiosoite
o sukupuoli
o syntymäaika
o jäsennumero
o jäsenyyden
alkamis- ja päättymispäivä
·
Tiedot jäsenen saamista etuuksista kuten
Jahti-lehdestä ja Digi-Jahdista
·
Vastaukset mahdollisesti järjestettyihin
jäsenkyselyihin
·
Jäsenen erityistehtävät ja roolit yhdistyksessä
·
Tiedot jäsenen osallistumisesta Suomen
Metsästäjäliiton tapahtumiin
·
Jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
·
Jäsenen suoramarkkinointikielto tai -suostumus
·
Jäsenen tietojenluovutuskielto tai -suostumus
Jäsenten henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:
·
jäsenluettelon ylläpitäminen
·
tapahtumien järjestäminen
·
jäsenmaksujen käsittely
·
kunniamerkkien myöntäminen
·
mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät
muistamiset
·
yhteydenpito ja viestintä
·
markkinointitarkoituksiin
·
yhdistyksen toiminnan yleinen kehitystyö
Yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietoja
lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, kun Yhdistys laatii jäsenistä
yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon.
Yhdistyksen oikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen
henkilötietoja perustuu osin jäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun.
Jäsenen voi kohtuudella
olettaa tietävän, että Yhdistys käsittelee hänen henkilötietojaan yhdistystoiminnan
yhteydessä. Yhdistys on tehnyt intressipunninnan, jonka perusteella Yhdistys on
todennut, että jäsenien perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Yhdistyksen
oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja jäsenyyden perusteella.
Jäsenellä on oikeus milloin tahansa vastustaa
henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella
henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Yhdistyksen oikeutettuun etuun. Tässä
tapauksessa Yhdistys arvioi, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle
olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen oikeudet
ja edut. Jäsenen oikeuksista kerrotaan tarkemmin täällä.
Yhdistys käsittelee henkilötietoja myös sopimusten
valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi silloin, kun jäsen
ilmoittautuu kilpailuun ja tekee Yhdistyksen kanssa sopimuksen hyväksymällä
kilpailun ehdot.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen
perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi jos
jäseneltä pyydetään suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi
taikka jäsenen kuva tai muita tietoja lisätään Yhdistyksen verkkosivuille.
Lisäksi Yhdistys luovuttaa henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle
ajoittain jäsenen suostumuksen perusteella.
Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan
lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Tietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen
Metsästäjäliitolle, joka tarvitsee tietoa jäsenyhdistysten jäsenyyden
vahvistamiseksi sekä liiton jäsenyyteen liittyvien etujen ja palvelujen
tarjoamiseksi sekä viestinnän ja markkinoinnin lähettämiseksi. Suomen
Metsästäjäliitto luovuttaa jäsenen henkilötietoja edelleen
yhteistyökumppaneille jotka tarjoavat Suomen Metsästäjäliiton jäsenyyteen
perustuvia etuja ja palveluita, kuten vakuutusyhtiölle ja polttoainealennuksen
myöntäneelle huoltoasemaketjulle ja muille nykyisille ja tuleville
yhteistyökumppaneille.
Suomen Metsästäjäliitto voi ajoittain luovuttaa markkinointiluvan
antaneen jäsenen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle metsästykseen ja muuhun
Yhdistyksen toimintaan liittyviin markkinointitarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville
palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun:
·
Suomen Metsästäjäliitolle nettijäsenrekisterin
ylläpitämiseksi
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen
henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Yhdistyksen lakisääteisten
velvollisuuksien noudattamiseksi.
Yhdistys säilyttää jäsenien henkilötietoja niin kauan kuin
jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenien henkilötietoja säilytetään 6 kuukauden ajan
jäsenyyden päättymisestä.
Tämänkin jälkeen Yhdistys säilyttää kirjanpitovelvollisuuden
täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan tilikauden
päättymisestä.
Yhdistys säilyttää tiettyjä jäsenten perustietoja (nimi, kotipaikka,
jäsenyyden alku- ja päättymisvuosi ja kunniamerkit) pysyvästi Yhdistyksen
historiikin laatimiseksi. Entinen jäsen voi kuitenkin vastustaa tai rajoittaa
tällaisten tietojen käsittelyä perustellusta syystä.
Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan
ottamalla yhteyttä: sihteeri@kynsiniemenera.com. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti
Yhdistyksen kohdassa 2
viitatulle yhteyshenkilölle, Yhdistyksen puheenjohtajalle tai Yhdistyksen
sihteerille.
Yhdistys voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä
toimittamaan lisätietoja jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden
varmistamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistykseltä vahvistus
siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi
oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä
tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.
Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan saada pääsy tietoihin, Yhdistys
toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää
useampia jäljennöksiä, Yhdistys voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan
kohtuullisen maksun.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Yhdistystä oikaisemaan
rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta
viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot
täydennettyä toimittamalla Yhdistykselle lisäselvitystä postitse tai
sähköpostitse.
Omia tietoja voi oikaista myös itse kirjautumalla
jäsenrekisteriin omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla. Jäsenrekisteriin pääsee
kirjautumaan Suomen Metsästäjäliiton nettisivujen kautta.
Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistys poistamaan
rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
·
henkilötietoja ei enää tarvita niihin
tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin
käsiteltiin;
·
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon
käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista
perustetta;
·
rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä
käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
·
Yhdistys on käsitellyt henkilötietoja
lainvastaisesti; tai
·
henkilötiedot on poistettava Yhdistykseen sovellettavan
lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Yhdistys rajoittaa
henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi
käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen
esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön
oikeuksien suojaamiseksi, jos:
·
rekisteröity kiistää henkilötietojen
paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden
varmistamisen ajaksi;
·
Yhdistys käsittelee henkilötietoja
lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja
vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
·
Yhdistys ei tarvitse enää henkilötietoja
käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen
vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
·
rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa
käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö Yhdistyksen oikeutetut perusteet
rekisteröidyn vastustamisen perusteet.
Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistykselle toimittamat
henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti
luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle
rekisterinpitäjälle, jos:
·
käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
·
käsittely perustuu joko rekisteröidyn
suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen
täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden
toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu
menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa
käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella,
jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa
henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia
tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei
saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.
Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu
rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus
henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus
tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen
käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia
oikeuksia.
Yhdistys kerää henkilötietoja ensisijaisesti
rekisteröidyltä itseltään.
Lisäksi henkilötietoja päivitetään Postin ilmoittamien
osoitemuutosten sekä Suomen Metsästäjäliiton ja sen piirien muutosten
perusteella silloin, kun jäsen on esittänyt päivitys- tai muutospyynnön Suomen
Metsästäjäliitolle tai Metsästäjäliiton piirille.
Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein,
salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat
tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan niillä yhdistyksen edustajilla joilla on tarve
käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy Yhdistyksen
käsittelemiin henkilötietoihin.